Die elektronische Rechnung wird im europäischen B2B-Geschäft zunehmend zum Standard. Frankreich, Deutschland und die Slowakei führen derzeit beziehungsweise in den kommenden Monaten neue Verpflichtungen für e-Rechnungen ein. Für österreichische Unternehmen ist die Entwicklung relevant – insbesondere dann, wenn sie Betriebsstätten oder Geschäftspartner in anderen EU-Ländern haben.

Mit der EU-Mehrwertsteuerreform ViDA („VAT in the Digital Age“) hat die Digitalisierung des Rechnungswesens zusätzlich an Tempo gewonnen. Die konkrete Umsetzung erfolgt allerdings nicht einheitlich: Fristen, technische Vorgaben und Meldepflichten unterscheiden sich von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat.

Deutschland verschärft die Vorgaben

In Deutschland müssen ab 1. Jänner 2027 Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Geschäft strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen. Ab 1. Jänner 2028 soll die Verpflichtung schließlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich gelten.

Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes gibt es in Deutschland rund 3,1 Millionen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Rund eine halbe Million davon dürften einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielen.

Die Umstellung betrifft dabei nicht nur deutsche Betriebe. „Auch wenn es in Österreich im B2B-Bereich noch keine Verpflichtung zur Ausstellung einer e-Rechnung gibt, können österreichische Unternehmen mit umsatzsteuerpflichtigen Betriebsstätten in anderen EU-Ländern wie Deutschland oder der Slowakei von den Regelungen betroffen sein“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von Editel Austria.

Auch österreichische Lieferanten können zunehmend mit entsprechenden Anforderungen ihrer Geschäftspartner konfrontiert werden. Unternehmen, die ihren Rechnungseingang bereits automatisiert haben, können von Lieferanten verlangen, Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten bereitzustellen.

Von der Rechnung zur Echtzeitmeldung

Die Entwicklung geht über die elektronische Rechnung hinaus. Während Deutschland zunächst die Ausstellung, den Empfang und die Verarbeitung strukturierter e-Rechnungen regelt, verbinden andere Staaten das System bereits mit elektronischen Meldungen an die Finanzverwaltung.

Frankreich sieht beispielsweise die Übermittlung bestimmter Transaktions-, Zahlungs- und weiterer Daten an die Steuerverwaltung vor. In Kroatien wird ein solches Modell bereits angewendet. Die Slowakei plant ab 1. Jänner 2027 eine Echtzeit- beziehungsweise „Near-Real-Time“-Meldung über zertifizierte Dienstleister. Slowenien will ab 2028 ein ähnliches System einführen.

Tomasz Kuciel, Leiter des e-Invoicing Competence Centers bei Editel, sieht darin erst den Beginn einer größeren Entwicklung: „Die Einführung von verpflichtenden e-Invoicing-Regelungen im B2B-Bereich ist nur ein erster Schritt. Spätestens mit der endgültigen Umsetzung von ViDA und dem damit verbundenen EU-weiten digitalen Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen Mitte 2030 wird e-Reporting zum Standard werden.“

Was das für österreichische Betriebe bedeutet

Für Bäckereien, Konditoreien und andere Lebensmittelbetriebe ist das Thema vor allem dort relevant, wo grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen bestehen – etwa beim Einkauf von Maschinen, Rohstoffen und Verpackungen oder bei Lieferungen an Geschäftskunden in anderen EU-Staaten.

Unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen kann die Umstellung auch betriebliche Vorteile bringen. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisiert weiterverarbeiten und können damit manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

„Die neuen gesetzlichen Vorschriften in puncto e-Invoice und e-Reporting sollten nicht nur als Verpflichtung wahrgenommen werden, sondern auch als Chance zur Steigerung der Effizienz bei den nachgelagerten Geschäftsprozessen“, sagt Marlovits.

Für österreichische Unternehmen bedeutet die derzeit unterschiedliche Rechtslage allerdings, dass bei grenzüberschreitender Tätigkeit genau geprüft werden muss, welche Vorgaben im jeweiligen EU-Land bereits gelten und welche Fristen bevorstehen.

EU-Regelungen in einem e-Guide zusammengefasst

Editel hat die unterschiedlichen Regelungen und Umsetzungszeitpläne der EU-Mitgliedstaaten in einem neuen interaktiven e-Guide zusammengefasst. Neben den gesetzlichen Vorgaben werden darin auch die jeweiligen Modelle sowie technische Details und Spezifikationen erläutert.

Der kostenlose Guide „e-Invoicing & e-Reporting – Der aktuelle Stand in EU-Ländern“ bietet einen Überblick über die Regelungen und Zeitpläne in allen EU-Staaten.